Política de Privacidade

1. Introdução

Esta Política de Privacidade descreve como os dados pessoais tratados na plataforma IvoxAcademy ("Plataforma") são coletados, utilizados, armazenados, compartilhados e protegidos, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — "LGPD").

2. Papéis: controladora e operadora

2.1. A empresa que contrata a Plataforma para uso de seus colaboradores, gestores e prestadores de serviço ("Empresa Contratante") atua como controladora dos dados pessoais de seus Usuários, sendo responsável por definir as finalidades e os meios de tratamento desses dados no contexto da relação de trabalho ou de prestação de serviços.

2.2. O provedor da Plataforma atua como operadora, tratando os dados pessoais exclusivamente em nome e sob as instruções da Empresa Contratante, para viabilizar as funcionalidades da Plataforma (treinamentos, questionários, certificações, comunicados, notificações, gestão de documentos), nos termos do contrato firmado entre as partes e desta Política.

2.3. Dúvidas sobre o tratamento de dados pessoais devem ser dirigidas prioritariamente à Empresa Contratante (como controladora) ou ao encarregado de proteção de dados do provedor, indicado ao final desta Política.

3. Dados pessoais tratados

A Plataforma trata as seguintes categorias de dados pessoais dos Usuários:

• Dados cadastrais: nome, e-mail corporativo, cargo, departamento, gestor imediato e vínculo com a Empresa Contratante.
• Dados de contato e canais: telefone/WhatsApp, identificador do Telegram (quando aplicável) e tokens de notificação push, utilizados para envio de comunicados, lembretes e notificações.
• Dados de treinamento e compliance: respostas a questionários, resultados e pontuações, certificados emitidos, histórico de visualização de manuais e treinamentos, conversas com o assistente de IA no contexto de treinamentos.
• Documentos trabalhistas: documentos enviados pelo Usuário ou pela Empresa Contratante (ex.: atestados, comprovantes, contratos, políticas internas), incluindo metadados de análise e assinatura eletrônica.
• Dados de uso e segurança: registros de acesso (logs), endereço IP no momento de aceites formais (ex.: aceite destes Termos), data e hora de ações relevantes, para fins de auditoria e segurança da informação.

4. Bases legais (art. 7º da LGPD)

O tratamento dos dados pessoais acima descritos fundamenta-se, conforme o caso, nas seguintes bases legais previstas no art. 7º da LGPD:

• Execução de contrato ou de procedimentos preliminares (art. 7º, V): viabilizar o acesso e o uso da Plataforma pelo Usuário no contexto de seu vínculo com a Empresa Contratante.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II): manutenção de registros de treinamentos obrigatórios, documentos trabalhistas e trilhas de auditoria exigidos por legislação trabalhista, previdenciária ou setorial.
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): melhoria contínua da Plataforma, prevenção a fraudes e garantia da segurança da informação, sempre respeitados os direitos e liberdades fundamentais do titular.
• Consentimento (art. 7º, I): quando exigido especificamente, como no caso do opt-in para recebimento de notificações via WhatsApp, que é sempre opcional e pode ser revogado a qualquer momento nas preferências de notificação.

5. Compartilhamento de dados com operadores

Para viabilizar suas funcionalidades, a Plataforma compartilha dados pessoais, na medida estritamente necessária, com os seguintes operadores:

• Provedores de inteligência artificial, para geração de conteúdo de treinamento, classificação automática de respostas e assistência conversacional dentro da Plataforma. Apenas os dados necessários à execução da tarefa solicitada são enviados a esses provedores, sob cláusulas contratuais de proteção de dados.
• Provedores de mensageria (WhatsApp Business Platform e, quando aplicável, Telegram), para envio de notificações, lembretes e comunicados, limitados a nome, telefone/identificador do canal e conteúdo estritamente necessário da mensagem.
• Provedores de infraestrutura e hospedagem (servidores, banco de dados, armazenamento de arquivos), contratados sob obrigações contratuais de segurança e confidencialidade.

Não há venda, comercialização ou compartilhamento de dados pessoais para fins de publicidade de terceiros.

6. Direitos do titular (art. 18 da LGPD)

Nos termos do art. 18 da LGPD, o Usuário, como titular dos dados, tem direito a solicitar, mediante requisição à Empresa Contratante (controladora) ou ao encarregado do provedor: confirmação da existência de tratamento; acesso aos dados; correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei; portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço; eliminação dos dados tratados com base em consentimento; informação sobre entidades com as quais os dados foram compartilhados; informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências; e revogação do consentimento, quando esta for a base legal aplicável.

Solicitações podem ser feitas pelo canal de solicitações da própria Plataforma, ao setor de Recursos Humanos da Empresa Contratante, ou diretamente ao encarregado de proteção de dados do provedor pelo e-mail dpo@ivoxacademy.com.br. O prazo de resposta observará os limites estabelecidos pela LGPD.

7. Retenção e descarte

7.1. Os dados pessoais são mantidos pelo período necessário ao cumprimento das finalidades para as quais foram coletados, incluindo o cumprimento de obrigações legais, regulatórias e contratuais aplicáveis à Empresa Contratante (ex.: guarda de registros trabalhistas pelo prazo legal).

7.2. Encerrado o vínculo do Usuário com a Empresa Contratante e cumpridos os prazos legais de retenção aplicáveis, os dados pessoais serão eliminados ou anonimizados, salvo quando sua conservação for exigida por lei, para exercício regular de direitos em processo administrativo ou judicial, ou mediante consentimento do titular.

7.3. A Empresa Contratante, como controladora, define os prazos específicos de retenção de documentos trabalhistas e registros de compliance, observados os limites mínimos e máximos previstos em lei.

8. Segurança da informação

A Plataforma adota medidas técnicas e administrativas de segurança, entre elas: criptografia de senhas e de credenciais sensíveis armazenadas; controle de acesso baseado em papéis (RBAC), restringindo o acesso a dados conforme a função do Usuário; segregação de dados sensíveis de RH; trilhas de auditoria para ações relevantes; e conexões criptografadas em trânsito. Nenhum sistema é absolutamente seguro; em caso de incidente de segurança que envolva risco relevante a direitos e liberdades dos titulares, a Empresa Contratante e as autoridades competentes serão comunicadas conforme exigido pela LGPD.

9. Encarregado de proteção de dados (DPO)

Para exercício de direitos, dúvidas ou solicitações relacionadas ao tratamento de dados pessoais na Plataforma, o encarregado de proteção de dados pode ser contatado pelo e-mail: dpo@ivoxacademy.com.br.

10. Alterações desta Política

Esta Política pode ser atualizada periodicamente para refletir mudanças legais, regulatórias ou nas funcionalidades da Plataforma. Cada nova versão é registrada com numeração sequencial e data de publicação, e alterações materiais serão comunicadas aos Usuários pela própria Plataforma, podendo exigir novo aceite explícito.